מודול משימות לניהול עבודה, אחריות ו-SLA
מודול המשימות של S.A.Systems מרכז את כל הפעולות שדורשות טיפול במקום אחד - משימות אישיות וצוותיות, תאריכי יעד, עדיפויות, SLA, תזכורות, הסלמות, אישורים וקישור מלא לתהליכים במודולי המערכת.
לוחות עבודה
ריכוז משימות לפי משתמש, צוות, מחלקה, לקוח, פרויקט או תהליך עסקי.
SLA והסלמות
מעקב אחר זמני טיפול, תזכורות לפני איחור והסלמות למנהלים כשמשימה לא מטופלת בזמן.
אישורים ותהליכים
משימות אישור למסמכים, הזמנות, חריגות, חשבונות, ביצוע ופעולות רגישות.
דוחות ותורים
דשבורדים לניהול עומסים, משימות באיחור, תורים פתוחים, טיפול לפי צוות ועמידה ב-SLA.
מה כלול במודול משימות
מודול המשימות מרכז פעולות פתוחות מכל חלקי המערכת, כך שלכל פעולה יש אחראי, תאריך יעד, סטטוס ותיעוד.
משימות אישיות וצוותיות
ניהול עבודה יומית לפי אחריות, צוות, עדיפות ותאריך יעד.
- משימות לפי משתמש
- משימות לפי צוות
- אחראי טיפול
- עדיפות ותאריך יעד
- סטטוס טיפול ברור
SLA ותזכורות
מעקב אחר זמני תגובה וטיפול כדי שמשימות חשובות לא ייעלמו.
- זמן תגובה
- זמן טיפול
- התראה לפני איחור
- משימות באיחור
- הסלמה למנהל
אישורים
משימות אישור מסודרות לפעולות שמחייבות בדיקה לפני המשך טיפול.
- אישור מנהל
- אישור מסמך
- אישור חריגה
- אישור הזמנה או חשבון
- מעקב אחר מי אישר ומתי
משימות ממודולים אחרים
כל מודול במערכת יכול לייצר משימה עם הקשר עסקי ברור.
- משימה מקריאת שירות
- משימה מגבייה
- משימה מליקוי בנייה
- משימה ממסירה שנכשלה
- משימה מספירת מלאי
- משימה ממסמך שממתין לאישור
תיעוד וקבצים
כל טיפול נשמר עם היסטוריה, מסמכים ותיעוד מלא של השינויים.
- הערות טיפול
- קבצים ותמונות
- קישור למסמכים
- היסטוריית סטטוסים
- Audit Trail לפעולות חשובות
הרשאות ובקרה
משימות מוצגות ומטופלות לפי הרשאות, צוות ותפקיד.
- משתמש רואה רק את המשימות שמותרות לו
- מנהל רואה עומסים וחריגות בצוות
- פעולות רגישות לפי הרשאה
- כל שינוי נשמר ומתועד
תהליכי העבודה במודול
משימה יכולה להיפתח ידנית או להיווצר מתוך אירוע במערכת, לקבל אחראי, להימדד מול SLA ולהיסגר עם תיעוד מלא.
פתיחת משימה
- 1משימה נוצרת ידנית או מתוך מודול
- 2מוגדר אחראי
- 3מוגדר תאריך יעד ועדיפות
- 4המשימה נכנסת ללוח העבודה
- 5מתבצע טיפול וסגירה
משימה מתוך אירוע
- 1אירוע מתרחש במערכת
- 2נוצרת משימה אוטומטית
- 3המשימה מקושרת ללקוח, מסמך או תהליך
- 4האחראי מקבל התראה
- 5הטיפול מתועד
SLA והסלמה
- 1משימה נפתחת
- 2מתחיל מעקב SLA
- 3נשלחת תזכורת לפני איחור
- 4אם אין טיפול מתבצעת הסלמה
- 5מנהל מקבל התראה
אישור
- 1פעולה דורשת אישור
- 2נוצרת משימה למאשר
- 3המאשר בודק את הפרטים
- 4מאשר או דוחה
- 5התהליך ממשיך לפי ההחלטה
משימות שמחוברות לכל תהליך עסקי
משימה ב-S.A.Systems לא עומדת לבד. היא יכולה להיות מחוברת ללקוח, הזמנה, חשבונית, מסירה, קריאת שירות, ספירת מלאי, פרויקט בנייה או כל תהליך אחר במערכת.
שום דבר לא נופל בין הכיסאות
המודול מאפשר להגדיר זמני טיפול ותזכורות לפי סוג משימה, חומרה או תהליך. אם משימה לא מטופלת בזמן, ניתן להפעיל הסלמה למנהל או לצוות רלוונטי.
דוחות משימות ודשבורדים ניהוליים
הדשבורדים מאפשרים למנהלים להבין עומסים, איחורים, אחריות ועמידה ביעדי טיפול בלי לרדוף אחרי עדכונים ידניים.
כל פעולה מקבלת אחריות ומעקב
המודול מוודא שמשימות לא נשארות בעל פה: יש בעלים, יעד, סטטוס, תזכורות ותיעוד שמאפשרים לנהל את העבודה בצורה מדידה.
אחריות ברורה
כל פעולה שדורשת טיפול מקבלת אחראי, תאריך יעד וסטטוס ברור.
תזכורות בזמן
משימות רגישות מקבלות תזכורת לפני איחור כדי למנוע עיכובים.
הסלמה מנוהלת
כאשר משימה לא מטופלת בזמן, מנהלים מקבלים התראה לפי התהליך.
רוצה לנהל את כל המשימות הארגוניות במקום אחד?
נציג לך איך S.A.Systems מחברת משימות, SLA, תזכורות, אישורים והסלמות לכל תהליכי העבודה של הארגון.